Khi bạn gửi một email đến doanh nghiệp hay cá nhân nào đó, một email chuyên nghiệp là rất cần thiết. Nhưng đến 70% các trẻ không biết làm thế nào để có được một email chuyên nghiệp. Hãy cùng theo dõi bài viết Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp nhất mà không phải ai cũng biết ngay nhé.
Vì sao viết email chuyên nghiệp lại quan trọng?
– Ngày xưa (ngày nay vẫn còn) người ta thường đánh giá nết người qua nét chữ “Nét chữ là nết người”, “Vỡ rách phải giữ lấy lề”… Ngày nay, khi công nghệ đã tăng trưởng vượt bậc thế này thì việc sử dụng giấy bút trở nên ít đi thay vì vậy người ta sử dụng văn bản bằng giấy in hoặc email để truyền đạt thông tin. Chính vì thế, việc trình bay một mail là cực kì quan trọng.
– Trình bày một email của bạn còn giúp khách hàng/đối tác hoặc sếp bạn nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức… Làm việc của bạn ở cấp độ nào.
Xem thêm Gửi email hàng loạt hiệu quả bằng những phần mềm tốt nhất hiện nay
Những điều cần biết trước khi gởi mail
Trước khi soạn một thông tin mail gởi cho các công ty, công ty bất kì, bạn cần chú ý đến một số nội dung có thể gây ản hưởng đến thông tin mail cũng như sự chuyên nghiệp của bạn.
- Chú ý không soạn email hay gởi mail trong lúc tâm trạng của bạn không tốt (đang bực tức, bực bội, buồn bã…) vì bảo đảm nó sẽ gây ảnh hưởng đến ngữ khí của bạn trong mail và người đọc hoàn toàn cảm nhận được nó.
- Tìm hiểu về đối tượng mục tiêu mà bạn sẽ gửi mail: Việc này có thể giúp bạn có cách trình bày và cách dùng từ ngữ chính xác hơn trong mail.
- Thời gian gửi mail: bạn nên gởi email vào khoảng thời gian 08-09h sáng, thời gian đầu ngày làm việc cũng là thời điểm mà người ta checkmail nhiều. Tỉ lệ góp ý cho mail của bạn cũng nhanh chóng hơn.
Cách trình bày một email:
1. Chủ đề email:
– Đây hầu như là một câu chào mở đầu. chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email.
VD: gởi anh A bảng lương tháng 9, gởi anh thông tin về gói dịch vụ B, gởi sếp bản báo cáo bán hàng quý I/2015, …
2. Lời mở đầu trong nội dung email:
– Bạn cần phải tiếp tục một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gởi email này.
VD: Chào anh B,
Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gởi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.
Theo như nội dung trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi…) em xin gởi tới anh tất cả thông tin dịch vụ, mặt hàng bên doanh nghiệp em như sau:
Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng, việc giải thích được lý do sẽ làm cho người đọc có nguyên nhân để đọc email này..!
Xem thêm Các phần mềm quét email trên mạng xã hội được doanh nghiệp ưa chuộng nhất
3. Nội dung chính trong email:
– Bạn cần phải trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng cần phục vụ đầy đủ thông tin.
– Những nội dung đặc biệt nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ…. (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người coi lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn mong muốn truyền đạt là cái gì)
– Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết cùng với (nếu có và cần) để làm rõ nỗi lo hơn.
VD: Ở đây mình không hề có ví dụ cụ thể vì phải dựa vào thông tin email bạn gửi
4. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin:
– Ngày nay các dịch vụ email đều cho phép người sử dụng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm.. Nếu như bạn đăng nhập và dùng email trực tiếp trên trình duyệt web (không sử dụng dịch vụ thứ 3 như outlook chẳng hạn) thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn email chuyên nghiệp hơn có thể dùng outlook để quản lý mail.
– Trong hoàn cảnh mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì phải nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dẽ phân biệt
VD: Tôi gửi đính kèm 3 tập tin: HD_thietkeweb.doc, Dich_vu_them.xls (xlsx), và một thư mục hình ảnh đã nén lại hinh_anh_demo.zip. Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ toàn bộ chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một
Kỹ năng viết email chuyên nghiệp
Đặt tên email chuyên nghiệp
Hiện tại mỗi con người đều sử dụng mail của tổ chức, tuy nhiên nếu có nhu cầu dùng email cá nhân, các anh, chị lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người. Đừng bao giờ đặt những mail như: cobemuadong2010@… Hay canhbuomphieudu@… Như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở. Hãy tìm cho bản thân một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Anh, chị có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ gmail.com
Suy xét kỹ vấn đề trước khi viết
Không phải toàn bộ các vấn đề đều sẽ được xử lý bằng mail. Anh, chị hãy suy nghĩ thật kỹ đạt kết quả tốt của email mình sẽ gởi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng sử dụng mail để giải quyết những vấn đề thật sự cấp bách.
Ngoài ra, hãy suy xét đến cấp độ không thể thiếu khi cc, bcc và reply all. Hãy chọn thật đúng đối tượng để gửi email nếu anh, chị không muốn nhận sự khó chịu từ những người không liên quan.
Xem thêm Hướng dẫn tạo email doanh nghiệp miễn phí chuyên nghiệp nhất hiện nay
Viết sao cho dễ hiểu nhất
Trước giờ đi làm Đăng vẫn luôn tâm niệm: “Việc của mình là làm cho việc của sếp mình đơn giản hơn.” cũng giống như, các bạn cũng có khả năng suy nghĩ: “Việc của mình là giúp cho việc của đồng đội mình dễ dàng hơn.”
Có nghĩa là khi viết email, các bạn hãy luôn suy xét liệu email mình viết đã đủ nội dung để người đối diện hiểu hay chưa?
“Keep everyone in the loop”
Đây là một loại từ chuyên môn trong bán hàng nói về việc bạn nên cam kết những người có liên quan được nắm các nội dung thiết yếu. Chúng ta có tính năng CC để làm chuyện này. Vậy có thể khi gửi email, các bạn phải cân nhắc rằng ngoài những người mình dự định gởi thì có ai cần nắm thông tin này nữa không?
Ví dụ: T nhờ chị H hỗ trợ biên tập tuy nhiên vẫn CC cho sếp của T để sếp nắm tình hình.
Email ngày càng quan trọng, nên bạn nào chưa biết cách viết email chuyên nghiệp thì hãy theo dõi ngay nhé. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với tất cả mọi người. Cảm ơn mọi người đã theo dõi bài viết.
Hồng Quyên – Tổng hợp
Tham khảo ( itexpress.vn, hoasenjobs.com,.. )
